Różnice między systemem zarządzania zasobami ludzkimi a systemem informacji o zasobach ludzkich
Dział Zasobów Ludzkich każdej organizacji to nie tylko efektywne przeprowadzanie procesu rekrutacji czy zwalnianie pracowników dla małych i średnich firm. Zajmuje się także krytycznymi kwestiami związanymi z zarządzaniem zasobami ludzkimi i systemem informatycznym, ponieważ każdy z tych kluczowych procesów w znacznym stopniu przyczynia się do rozwoju biznesu, jak również do bogactwa jego udziałowców. Chociaż System Zarządzania Zasobami Ludzkimi (HRMS) i System Informacji Zasobów Ludzkich (Human Resource Information System - HRIS) są uważane za takie same, istnieje znaczna różnica między tymi dwoma terminami. HRMS to kompletny pakiet wykorzystywany przez organizacje do zarządzania i śledzenia informacji o pracownikach; mając na uwadze, że HRIS to system baz danych lub seria baz danych, które są ze sobą powiązane i są wykorzystywane do śledzenia danych pracowników. HRMS jest stosunkowo bardziej szczegółowy niż HRIS.
Istnieją trzy główne cechy HRMS: zarządzanie kapitałem ludzkim, płace oraz zarządzanie czasem i pracą (TLM). Głównymi cechami HRIS są: podstawowe zasoby ludzkie, rekrutacja lub system śledzenia kandydatów, zarządzanie nieobecnościami, szkolenia i rozwój, administracja zasiłkami, zarządzanie wynagrodzeniami, przepływ pracy i sprawozdawczość.
System zarządzania zasobami ludzkimi
System Zarządzania Zasobami Ludzkimi jest wykorzystywany głównie do monitorowania wydajności pracowników firmy, ich potrzeb szkoleniowych i urlopów. Jest również wykorzystywany do przewidywania potrzeb pracowników w zakresie przyszłej rekrutacji. Ten system może być traktowany jako aplikacja zarządzająca ludzką stroną HR. HRMS służy zwykle do oceny zadowolenia pracowników za pomocą ankiet lub formularzy wprowadzania danych. W wielu organizacjach służy do planowania recenzji wydajności i śledzenia problemów lub problemów zidentyfikowanych w tych recenzjach. Ponadto zapewnia on szacunek postępów pracownika w rozwiązywaniu tych problemów na podstawie kolejnych przeglądów.
System informacji o zasobach ludzkich
Z drugiej strony, System Informacji o Zasobach Ludzkich bardziej szczegółowo śledzi informacje dotyczące pracowników. Nie tylko aktualizuje dane kontaktowe, numer ubezpieczenia społecznego i informacje podatkowe dotyczące potrącenia u pracownika, ale także utrzymuje najnowsze informacje o świadczeniach, zaktualizowane potrzeby pracowników związane z planowaniem oraz frekwencję dla każdego działu. HRIS jest również wykorzystywany do obliczania kosztów opieki zdrowotnej każdego pracownika i wskaźników rotacji. Zaletą tego systemu jest to, że oszczędza on czas, pozwala skupić się na zarządzaniu procesem produkcyjnym, planowaniu sprzedaży firmy i poszukiwaniu nowych rynków w celu rozszerzenia działalności.
Integracja HRMS i HRIS
Oba te systemy są zazwyczaj zintegrowane przez organizacje. Aby uniknąć nieporozumień, specjaliści ds. Zasobów ludzkich powinni skoncentrować się na HRMS jako kluczowym czynniku w podejmowaniu decyzji dotyczących zasobów ludzkich. Na przykład można go użyć do określenia rodzaju szkolenia wymaganego przez pracownika w celu spełnienia określonych celów, które zostały zdefiniowane w przeglądzie wyników.
Z drugiej strony, HRIS można wykorzystać do określenia kosztów tego szkolenia i prawdopodobnych korzyści w zakresie dolarów, które organizacja prawdopodobnie otrzyma. Umożliwia bardziej ostrożną decyzję, a nie tylko przypisanie pracownika do konkretnego szkolenia i poznanie jego istotnych kosztów w późniejszym czasie. Dlatego w celu usprawnienia i lepszego procesu decyzyjnego, użyj HRMS jako narzędzia do identyfikacji Twoich wymagań, a następnie skorzystaj z HRIS, aby określić oczekiwane koszty i korzyści związane z spełnieniem tych wymagań.
Najlepsza aplikacja do zarządzania zasobami ludzkimi zawsze zawiera zintegrowane zadania HRMS i HRIS w jeden solidny system, ponieważ umożliwia użytkownikom obsłużenie wszystkich ważnych zadań HR za pomocą kilku prostych kroków i w ramach dobrze zdefiniowanych parametrów. W rezultacie zarządzanie organizacją będzie miało łatwy dostęp do informacji o pracownikach w celu podejmowania decyzji dotyczących tego pracownika, a także pozwoli obniżyć koszty, zmniejszając liczbę osób potrzebnych do zarządzania operacjami zasobów ludzkich.
